Как выбрать помещение под архив

За годы работы любого предприятия в его архивах накапливается огромное количество документации. Если при этом площадь, на которой располагается компания, ограничена, может потребоваться аренда помещения под архив. В Москве найти такое помещение не составит особого труда: любое агентство недвижимости быстро найдет вам подходящие квадратные метры. Однако при выборе помещения стоит помнить о некоторых нюансах.

Обеспечение сохранности документов – важная обязанность каждого предприятия, потому архив должен быть надежно защищен от любых посягательств извне. Также стоит учитывать пожаробезопасность объекта: по закону запрещается устраивать архивы в деревянных зданиях и зданиях, имеющих открытую электропроводку. Желательно также, чтобы здание имело современную систему пожарной охраны. Она включает в себя, в первую очередь, автоматическое оповещение пожарных служб в случае возникновения возгорания. Будет большим плюсом, если помещение под архив будет еще и оснащено системой автоматического пожаротушения. При этом стоит иметь в виду, что в офисах, где хранится важная бумажная документация, допускается установка только газовых и порошковых систем тушения пожара. Водная система недопустима из-за опасности повреждения документов. Учитывая то, что для бумаги опасно затопление, нельзя располагать архив под водными коммуникациями. Во избежание порчи документов из-за высокой влажности, также не рекомендуется аренда помещения под архив ВАО в подвалах и на чердаках. Исключения составляют только офисы с хорошей гидроизоляцией и вентиляцией.

Что касается места расположения архива, то помещение под него лучше подыскивать недалеко от здания самого предприятия. Это позволит оперативно обращаться к архивным документам. Если же архивом пользуются редко, можно не привязываться к месту расположения. Главное, чтобы здание и само помещение отвечало требованиям безопасности и обеспечивало сохранность документации. Сняв под архив отдельное помещение, предприятие сможет освободить свои квадратные метры под склад или новые рабочие места. Также в этом случае предприятие снимет с себя часть ответственности за сохранность документов. Доступ к удаленному архиву будет иметь только узкий круг должностных лиц, что исключит возможность утечки ценной информации или пропажи документов.

Аренда помещения для издательства имеет много общего с подбором офиса под архив. Как и в случае с архивом, эти помещения должны иметь надежную защиту от пожаров и затопления. Чтобы печатная продукция сохраняла свой товарный вид, необходимо, чтобы в офисах поддерживался нормальный температурно-влажностный режим. Для этого зачастую приходится использовать климатическое оборудование, потому в помещении обязательно должны иметься технические возможности для его установки. Наличие хорошей вентиляции также будет большим плюсом.

При выборе офиса издательства стоит помнить о том, что печатная продукция будет регулярно вывозиться на грузовых автомобилях. Для них должен иметься свободный подъезд. В идеале стоит отдать предпочтение офису, имеющему личные подъезды со специальными площадками для удобной погрузки-разгрузки машин. Также помещения издательства должны иметь хорошее освещение. В идеале – естественное, обеспеченное большими окнами. Для темного времени суток необходимо иметь мощные осветительные приборы. Учитывая, что в издательстве наверняка будет постоянно работать печатное оборудование, здание должно иметь надежную электрическую проводку.