Аренда офиса: как выбрать помещение и правильно оформить документы

Любой компании необходим офис. От его правильного выбора напрямую зависит успех бизнеса, комфорт сотрудников и руководства. Первое, с чем нужно определиться – площадь помещения. Она рассчитывается из количества сотрудников, оборудования и специфики работы. Если вы уже решили снять офис 40 м в технопарке, нужно определиться и с другими параметрами помещения, в числе которых:

• род деятельности фирмы;
• удобства;
• конкуренция;
• условия аренды.

Выбор места должен основываться на роде деятельности фирмы. Так, туристическому агентству лучше разместиться в густонаселенном районе с большим пешеходным трафиком. Для офиса юридической фирмы больше подойдет деловой квартал, где располагаются банки и офисы других фирм. Сегодня многие передвигаются на личных автомобилях, поэтому наличие возле здания бесплатной парковки будет плюсом, как для клиентов, так и для сотрудников. Общественный транспорт тоже не надо сбрасывать со счетов, чем ближе станции метро и автобусные остановки, тем охотнее к вам будут приходить посетители.

На рынке недвижимости попадаются предложения офисов на первых этажах жилых зданий. Такие помещения имею много плюсов, но накладывает определенные ограничения. В частности такой вариант не подходит для учреждений, работающих круглосуточно, так как в вечернее и ночное время необходимо соблюдать режим тишины.

Удобства складываются из мелочей: наличия столовой, гардероба, курилки, туалета в непосредственной близости от рабочих мест. В этом плане офис с пропускной системой на шоссе Энтузиастов обеспечит максимально комфортные условия для работы.

При размещении в офисном здании, где много других фирм, поинтересуйтесь родом их деятельности. Поблизости не должно быть прямых конкурентов, иначе можно потерять часть клиентов. Также при размещении рядом с конкурирующей компанией придется потратиться на привлекательную наружную рекламу.

Собираясь снять помещение на длительный срок, стоит подыскать наиболее выгодные условия. Важно учитывать, что в большинстве случаев расходы не ограничиваются лишь арендной платой. Экономия от низкой стоимости самой аренды может быть полностью перекрыта высокими коммунальными платежами, платной парковкой, расходами на охрану и уборку.

Определившись с выбором офиса, не спешите заключать договор и платить. Чтобы аренда офиса от собственника на востоке Москвы не обернулась неприятным сюрпризом, запросите у арендодателя свидетельство о государственной регистрации права собственности на помещение, кадастровый и технический паспорта. Также будет нелишним ознакомиться с договорами, заключенными с организациями, предоставляющими услуги по уборке, вывозу мусора, охране и т.п. Внимательно читайте документы, сверяйте адреса и прочие реквизиты.

Если с документами все в порядке, можно переходить к заключению договора аренды. В нем необходимо прописать права и обязанности сторон, размер арендной платы, дату ее уплаты и все прочие нюансы взаимоотношений с арендодателем.

После заключения договора перед началом эксплуатации помещения составляется акт приема-передачи, где прописываются все дефекты помещения. Здесь нужно быть очень внимательным, тщательно проверять техническое состояние офиса. Если какой-то дефект не будет указан в акте, при возвращении помещения арендодателю он может потребовать возмещения ущерба. Доказать, что дефект был и раньше уже не получится.

Правильный выбор офиса и правильное документальное оформление аренды позволят вам не отвлекаться на лишние неудобства и полностью сконцентрироваться на работе.