Что такое виртуальный офис

В крупных городах аренда офисных помещений стоит недешево, потому в последние годы в мире набирает популярность услуга виртуальный офис, которая позволяет компаниям существенно экономить, но при этом создавать впечатление полноценной компании с офисом. Что же такое виртуальный офис?

Виртуальный офис – название услуги, которая, как правило, предоставляется крупными деловыми центрами. Ее суть в том, что клиент делового центра получает не сам офис, а только адрес и номер телефона, которые он может сообщать своим деловым партнерам, как адрес и телефон своего офиса. Деловые партнеры могут звонить по этому номеру и будут выходить на секретаря делового центра, который одновременно обслуживает несколько таких виртуальных офисов. На компьютере секретаря установлена специальная программа, которая при поступлении звонка выводит на экран информацию о компании и инструкции по дальнейшим действиям, например, переадресовать звонок на мобильный телефон клиента – владельца этой компании. В итоге у звонящего создается впечатление, что он звонит в солидный офис, имеющий в штате секретаря, что положительно влияет на имидж компании, которая в реальности может быть представлена одним-двумя сотрудниками.

В услугу виртуальный офис также обычно входит возможность предоставления реального помещения на случай, когда клиенту нужно встретиться со своими деловыми партнерами вживую, провести презентацию или конференцию. В этом случае клиенту выделяют подходящее помещение, оснащают его всем необходимым и вешают на дверь вывеску с названием компании. Это может быть как аренда офиса до 20 м, так и аренда большого просторного помещения и даже нескольких помещений или целого этажа, если клиенту потребуется произвести впечатление крупной фирмы. При этом сотрудники делового центра всегда готовы подыграть клиенту и изобразить специалистов его компании, чтобы перед гостями предстал полноценный штат.

Услуга виртуальный офис прежде всего удобна для небольших фирм, которым невыгодно снимать настоящий офис. Владельцы таких компаний в реальности могут иметь лишь складское помещение где-нибудь на окраине города или вовсе работать из дома. Также виртуальный офис востребован у фирм, которые часто переезжают из офиса в офис, но не хотят из-за этого терять клиентов, потому сообщают им координаты виртуального офиса. Услуга виртуальный офис может оказать существенную помощь молодым предприятиям, которые только начинают свою работу и не готовы тратиться на аренду. К тому же виртуальный офис позволит понять, насколько целесообразно иметь офис, каким он должен быть и сколько сотрудников потребуется для обеспечения его работы. Так сказать, демонстрационная версия реального бизнеса.

На сегодняшний день виртуальная аренда офиса без комиссии в России развита слабо. В основном такую услугу предоставляют только крупные и особо «продвинутые» бизнес-центры Москвы и некоторых других крупных городов. Тем временем в развитых странах запада виртуальные офисы – это целая индустрия. Некоторые бизнес-центры там полностью специализируются только на виртуальных офисах, что позволяет предоставлять эту услугу на высшем уровне. Отличительной особенностью услуги виртуальный офис на западе является индивидуальный подход к каждому клиенту. Это означает, что для каждой компании виртуальный офис создается с учетом всех тонкостей ее деятельности. Можно предположить, что в ближайшие годы индустрия виртуальных офисов начнет развиваться и в нашей стране. На сегодняшний день для этого не хватает лишь качественных компьютерных программ, которые бы были адаптированы под российские реалии.