Как подготовить офис к презентации

Офис – это, безусловно, лицо компании, потому, если вам предстоит провести в нем презентацию для клиентов или деловых партнеров, нужно как следует подготовиться. Если офис слишком мал, имеет плохую отделку и не способен произвести должного впечатления, лучше отказаться от проведения в нем презентации и выбрать для этого современный бизнес-центр в ВАО. Многие бизнес-центры предлагают услугу по сдаче залов для презентаций. Вам не только подберут подходящий зал, но и предоставят в пользование необходимую аппаратуру, расставят мебель. Также администрация центра может позаботиться о том, чтобы встретить гостей и обеспечить их питание в перерывах, если таковые предусмотрены программой мероприятия.

Если же вы решили обойтись своими силами и делать презентацию непосредственно в своем офисе, вам следует привести его в порядок. Во всех помещениях, куда планируется приглашать гостей, должно быть чисто и аккуратно. Если ваш офис имеет какие-то недостатки в отделке, их нужно устранить или хотя бы временно замаскировать. То же самое касается и мебели: всю старую, непрезентабельную мебель необходимо убрать подальше, оставив только то, что хорошо смотрится. Необходимо позаботиться о том, чтобы гости могли комфортно расположиться: поставьте на входе вешалки для вещей, а в холле мягкую мебель. Нелишним будет поставить кулер с водой, рядом с ним обязательно должны быть пластиковые стаканчики, тогда гости смогут самостоятельно себя обслуживать, не отвлекая сотрудников и не испытывая неудобств. Если у вас аренда офиса с юридическим адресом, но сам офис найти сложно, позаботьтесь о том, чтобы кто-то из сотрудников встречал гостей и объяснял им, как вас найти или же лично сопровождал до офиса. Гости это обязательно оценят.

Особое внимание следует уделить оформлению зала, где будет осуществляться презентация. Места, где будут сидеть гости, должны располагаться так, чтобы оттуда было хорошо видно и слышно то, что происходит на трибуне. Учитывайте, что при большом скоплении людей в небольшом зале быстро станет душно и жарко, потому летом необходимо пользоваться кондиционером, в холодное время года достаточно поставить окна в режим проветривания. Если в процессе презентации планируется демонстрировать какие-то предметы, нужно подготовить для них пространство, чтобы они были хорошо видны, смотрелись интересно и привлекательно. Наличие тематических плакатов и декоративных элементов будет большим плюсом. Сегодня во время публичных выступлений принято демонстрировать слайды. Если это входит в вашу программу, обзаведитесь соответствующей аппаратурой или возьмите ее напрокат. Аренда офиса в бизнес-центре в этом плане лучше, так как здесь можно за небольшую плату позаимствовать у администрации практически любую необходимую технику. Желательно протестировать работоспособность аппаратуры до презентации и убедиться, что в ответственный момент она не подведет. На всякий случай будет нелишним приготовить маркерную доску и, конечно же, новые маркеры. С их помощью вы сможете быстро изобразить схемы и графики для более наглядного представления информации.

Ну и, конечно, важно отрепетировать сам сценарий презентации. Спикер должен держаться уверенно и большую часть информации говорить по памяти, а не читать с листочка. Позаботьтесь, чтобы под рукой у спикера всегда была питьевая вода, так как во время длительного выступления горло может пересохнуть, что вызывает кашель и потерю голоса. Старайтесь, чтобы выступление не было монотонным и скучным: сокращайте информацию, разбавляйте ее отступлениями, демонстрацией фото, видео и т.д.